19 januari 2017

Volgens de Belastingdienst is elke ondernemer wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Soms hanteert de Belastingdienst langere en soms kortere bewaartermijnen, maar de volgende basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn worden de gegevens NIET meer opgevraagd door de Belastingdienst:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie

Uitzondering

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Bewaarplicht voor elektronische bestanden
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. De Belastingdienst geeft het volgende aan: u moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

• U zet alle gegevens over.
• U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
• U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
• U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

De Belastingdienst geeft aan dat het verstandig is om hen, voordat u tot conversie overgaat, de plannen voor te leggen.

Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.

Veilig vernietigen

Zijn de wettelijke bewaartermijnen verstreken dan kunt u de vertrouwelijke data laten vernietigen. Voor de vernietiging van vertrouwelijke documenten geldt voor u de Europese richtlijn 95/46, artikel 17. In deze wet staat het volgende beschreven: de Lid-Staten bepalen dat u de voor de verwerking verantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer dient te leggen om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van gegevens in een netwerk omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige verwerking.

Deze maatregelen moeten, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau garanderen gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich brengen.

Wilt u 100% zekerheid dan kiest u voor de vernietiging van uw vertrouwelijke documenten én gegevensdragers voor vernietiging conform DIN 66399 en het juiste veiligheidsniveau. 
Rhenus vernietigt data op alle gewenste Veiligheidsniveaus. Standaard wordt er door Rhenus vernietigd op de volgende Veiligheidsniveaus:

• Voor papier: Veiligheidsklasse 4 (de gegevens kunnen nog slechts met ongebruikelijke hulpmiddelen gereproduceerd worden);
• Voor harde schijven en andere datadragers: Veiligheidsklasse 6 (de reproductie van de gegevens is naar de huidige stand der techniek onmogelijk).

Rhenus vernietigt papier ook regelmatig op Veiligheidsklasse 5 en 6. Dit zijn strenge niveaus voor vertrouwelijke gegevens en geheime gegevens. 

Bent u een organisatie met topgeheimen en extreem vertrouwelijke gegevens, dan zorgt Rhenus ervoor dat uw data op Veiligheidsklasse 7 wordt vernietigd!

Vraag altijd een Vernietigingscertificaat waarop bevestigd wordt dat uw vertrouwelijke informatie is vernietigd conform DIN 66399 en waarop staat aangegeven volgens welk Veiligheidsniveau. 

Hoe werkt het bij Rhenus?
In een afgesloten ruimte op onze beveiligde vernietigingslocaties of direct in onze beveiligde mobiele shredderwagen bij u voor de deur, worden vertrouwelijke en geheime stukken zoals waardepapieren, diskettes, harde schijven en tapes, conform de strengste Europese norm DIN 66399, door gescreende medewerkers van Rhenus vernietigd. Het hele traject voldoet uiteraard aan de voorwaarden die binnen de Wet Bescherming Persoonsgegevens beschreven worden. Van elke partij wordt een Vernietigingscertificaat opgemaakt.

Waar en wanneer?
Rhenus beschikt over diverse beveiligde vernietigingslocaties in Nederland. De Rhenus mobiele shredderwagens rijden dagelijks door heel Nederland. Daarom is een afspraak zo gemaakt en kunnen we op korte termijn langskomen.

Hoe aan te De vernietiging van vertrouwelijke data hebben wij voor u gemakkelijk georganiseerd. Afhankelijk van uw wensen kan dat op drie manieren:

1. Wij leveren u af te sluiten containers welke een aantal dagen of weken bij u blijven staan. Daarin stopt u alles wat veilig vernietigd moet worden. Dit mag inclusief ordners, nietjes, plasticmappen en zelfs de stalen snelhechters in de ordners laat u gewoon zitten. Op het afgesproken tijdstip komen we de afgesloten containers weer ophalen voor veilige vernietiging op één van onze vernietigingslocaties.
2. U zet de te vernietigen zaken klaar. Wij rijden voor, stoppen de vertrouwelijke documenten direct in onze vrachtwagen en zorgen dat uw vertrouwelijke data veilig vernietigd wordt op één van onze vernietigingslocaties.
3. U zet de te vernietigen zaken klaar. Wij rijden voor met onze mobiele shredder vrachtwagen waarin uw vertrouwelijke documenten direct bij u voor de deur worden vernietigd. Lees hier meer over 'Mobiele vernietiging'.

Offerte 
Wilt u meer informatie of weten wat het kost als wij uw archief veilig komen vernietigen? Vul dan het formulier op onze website in en u krijgt snel een antwoord.